Документооборот – это движение документов в организации с момента их 
создания или получения до завершения исполнения или отправления. Выделяют комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.
Электронный документооборот (ЭДО) представляет собой единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».
Использование электронных документов наравне с бумажными в России было разрешено еще в 2002 году федеральным законом 1-ФЗ от 10.01.2002 «Об электронной цифровой подписи». Однако налоговый кодекс требовал составление счет-фактуры в бумажной форме, поэтому и остальные первичные документы формировались на бумаге.
Ситуация изменилась с мая 2012 года, когда вступил в силу приказ ФНС №ММВ-7-6/138@, утвердивший формат электронной счет-фактуры. С этого момента все первичные документы могут быть электронными. Они имеют юридическую силу и подтверждают факт совершения хозяйственной операции. Они могут быть представлены в суд или налоговую и являются основанием для расчета налогов.
Существуют и другие нормативные документы, регламентирующие использование электронных документов.
Федеральный закон 63-ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи» (п.1 ст.6) -Электронный документ, подписанный ЭП равнозначен бумажному с собственноручной подписью и печатью;
Федеральный закон 149-ФЗ от 29.07.2012 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации(п.4 ст.11) - Обмен электронными сообщениями, подписанными ЭП, рассматривается как обмен документами;
Федеральный закон 402-ФЗ от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете» (п.5 ст.9) - Первичные документы (акты, накладные и др.) могут составляться в электронном виде и, подписываться ЭП;
Налоговый кодекс РФ (часть 2: ст. 169) - Разрешает составлять счет-фактуры в электронном виде, но требует, чтобы обмен ими проходил по установленному Минфином РФ порядки др. Полный перечень документов вы можете найти на нашем сайте: www . orenuc . ru
Можно выделить основные преимущества ЭДО:
- экономия времени и денег . Вам не нужно больше привлекать к отправке и возврату документов курьеров или отнимать время ваших менеджеров.
-Организация оперативного возврата подписанных документов. Больше не нужно бегать по вашим контрагентам, что бы собрать недостающие экземпляры договоров, актов, накладных и т.д. Вы получите их, не отходя от рабочего места.
-Обеспечение юридической значимости документа . Электронный документ подписывается ЭП и передается по защищенным каналам связи, он равнозначен документу с подписью и печатью организации.
-Ускорение расчетов по сделкам . Электронные документы можно подписать и отправить за 1 минуту. Следовательно, не нужно ждать оригиналов документов, чтобы произвести оплату или получить товар.
-Упрощение процесса контроля и обработки документов. Все документы находятся в одной базе, а значит, вы можете проконтролировать, кто из контрагентов не прислал документ в срок.
-Снизить время подготовки, согласования и утверждения итоговых документов, контроля исполнения решений., распределенная обработка документов в сети в вашей компании.
-Снижение трудоемкости поиска необходимых документов с одновременным повышением качества подборки необходимых материалов. В системе ведется электронный архив документов.
-Ускорение работы между вашими филиалами. Позволяет повысить скорость движения документов, например, из филиалов в головную организацию, избежать утери документов, экономить время на их подборке для проведения сверок расчетов или проверок надзорных органов.
-Работа с вашими поставщиками и контрагентами на всей территории РФ.
С 2012 года ООО «Оренбургский удостоверяющий центр», помимо выдачи сертификатов ключей электронной цифровой подписи – ЭЦП и подключения к системе сдечи отчетности в госорганы в электронном виде через Интернет посредствам программы «СБиС++ Электронная отчетность», приступил к внедрению юридически значимого электронного документооборота на предприятиях Оренбуржья.
Наша компания поможет организациям избавиться от необходимости заключать договоры со всеми другими участниками электронного документооборота. Подключившись к ЭДО, клиент системы сразу же получаете возможность осуществлять электронный документооборот с абонентами, которые уже работают в системе, а это более пятисот тысяч организаций по всей стране. Подключение к системе новых контрагентов мы берем на себя.
Помимо внешнего, возможно организовать и внутренний документооборот! Что позволит реализовать следующие задачи:
- систематизация документации (вся входящая и исходящая документация будет разделена по виртуальным папкам, не занимая реального пространства в офисе)
- согласование приказов (создание, подписание приказов ЭЦП руководителя, рассылка по всем сотрудникам в кратчайшие сроки)
- организация совещаний
- управление проектами (согласование плана и бюджета проекта, с указанием что и кому нужно сделать в конкретные сроки)
- контроль работы сотрудников (введение системы личного расписания для каждого сотрудника, контроль за исполнением заданий).